Aunque es un tema que es novedoso para muchos, este se viene tratando desde el 2007, pues es en este año se define la factura electrónica como el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios (Decreto 1929 de 2007, Art 1, numeral a). Así mismo, durante ese año, se establecen las características técnicas que debe cumplir la factura electrónica y se habilitó a los contribuyentes la implementación de forma voluntaria, la cual tuvo poca acogida debido a diversos aspectos que hacían que esta transición no fuera tan sencilla.

La implementación de la facturación electrónica en otros países latinoamericanos ha surtido un efecto positivo tanto para empresarios como para el gobierno ya que mejora el cumplimiento tributario y hay un mayor grado de fiscalización. Por este motivo, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) tiene certeza que con la masificación de la factura electrónica, estarán más cerca de lograr uno de sus principales objetivos, evitar la evasión fiscal.

La factura electrónica posee la misma validez que una factura física, difieren únicamente en que la electrónica se realiza a través de herramientas tecnológicas, las cuales permiten que sea un proceso eficiente. Lo anterior, principalmente debido a que se realiza en línea, minimizando las tareas que se ejecutan de forma manual, lo que permite que el proceso sea casi sincrónico.

Facturar de forma electrónica trae consigo una serie de beneficios, entre ellos se encuentra la reducción de costos de impresión y distribución así como los costos de infraestructura física para archivar los documentos. De igual manera, al reducir los procesos manuales se optimiza el tiempo del empleado que emite dichos documentos, así como el tiempo de entrega de estos. Además hay una mayor seguridad y control al estar almacenados en la nube y se contribuye con la conservación del medio ambiente.

El proceso de facturación electrónica es fácil y ágil, y este puede realizarse de dos formas: una es que la entidad posea una solución de facturación electrónica propia que se conecte directamente con la DIAN y el otro es por medio de un proveedor tecnológico, el cual es un ente privado autorizado por la DIAN para la generación de las facturas electrónicas. Los proveedores tecnológicos ofrecen la generación del documento según lo estándares establecidos (procesamiento), la entrega del ejemplar a la DIAN y usualmente los servicios relacionados con el recibo, rechazo, almacenamiento y consulta.

El tema de la facturación electrónica es de gran trascendencia ya que impactará de manera positiva en las diversas compañías, así como en la economía nacional. Debido a su importancia en Desystec SAS, estamos realizando la implementación de dicho proceso en nuestros productos (Daytona Intercloud y Cyber). Estamos trabajando para la integración con los proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN. Dicha integración la iniciaremos con dos proveedores tecnológicos que ya han sido seleccionados por nuestra compañía. En el mes de Junio se entregará una actualización a nuestros clientes que contempla la integración y funcionalidad del proceso para la transmisión, recepción y control de las facturas electrónicas. Cabe aclarar, que aunque la opción estará disponible, quienes deseen comenzar a emitir facturas, deberán hacer un proceso de contratación con el proveedor tecnológico seleccionado y de autorización con la DIAN.

Es de gran importancia resaltar que nuestros programas al ser en la nube no poseen costos de actualización, pues estos ya están incluidos en la tarifa mensual. Por consiguiente esta nueva funcionalidad no tendrá costo alguno de parte de Desystec hacia sus clientes, y solo se deberá pagar al proveedor tecnológico por sus servicios.