En relación con el decreto 2242 de 2015 y dando acogida a la implementación del mismo presentamos un panorama general de los cambios que se deben acatar de manera obligatoria. Para esto introduciremos a los actores tanto actuales como futuros que intervienen en el proceso de facturación, dando una visión de cómo se espera se lleve el proceso cuando la implementación sea obligatoria para todos los comerciantes.
Conozca la factura electrónica con Daytona
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Actores de la Factura Electrónica.
En relación con lo anterior vemos la necesidad de presentar a los directamente involucrados, los actores en la facturación, ellos son:
Cada uno de ellos cuenta con un papel muy importante:
Facturador es quien emite las facturas es decir, la persona que realiza la venta del bien o servicio.
Software Contable Daytona, proporciona las herramientas para facilitar el trabajo del facturador y su relación con el comprador, quien recibe la factura, es decir la persona natural o jurídica que adquiere el producto o servicio.
Proveedor Tecnológico, la empresa autorizada por la DIAN para emitir las facturas.
DIAN: Ente gubernamental, es el encargado por el gobierno para el control de manera periódica de los documentos que emiten los facturadores como prueba de su actividad económica.
El Proceso Actual.
En la actualidad, en esta relación de compra y venta de bienes y servicios no se involucra al proveedor tecnológico y se desarrolla de la siguiente manera.
Como nos muestra la imagen el facturador emite la factura a través del software Daytona y envía el documento en físico al comprador quien sí es una persona jurídica recibe la factura, la válida, la ingresa en su sistema contable. En caso de no serlo, solo la recibe y la conserva. Luego el comprador la paga o la programa para el pago y por último guarda el documento físico para después en el momento en que se requiera, presentarlo al ente gubernamental.
Pero, este proceso según lo indicado por el ente gubernamental, tiene algunos vacíos dado que en algunas ocasiones, los documentos emitidos pueden ser modificados manualmente, generando desconfianza y falta de control. Por esto plantean con el decreto 2242 de 2015 un cambio para mayor seguridad y confiabilidad con el cual se busca tener acceso a la información en “tiempo real” (proceso de validación de la información y envío de la misma a la DIAN, en máximo 48 horas).
Como podemos ver en el gráfico, el proceso cambiará un poco. El facturador tendrá que diligenciar la información en el software Daytona en el cual podrá hacer la validaciones necesarias antes de la emisión. Cuando esté completamente seguro de que la información está correcta en el documento, dará la orden desde el programa para el envío al proveedor tecnológico. Este a su vez generará la Factura Electrónica y hará el envío al comprador, quien la recibirá tendrá la opción de enviar el acuse de recibo o rechazo del documento y cargará a su sistema. Adicionalmente, el proveedor tecnológico enviará copia de la Factura Electrónica en un plazo máximo de 48 horas a la DIAN quien se encargará de realizar un proceso adicional de validación del documento.
Así, se busca que el ente gubernamental al encontrar anomalías pueda probarlas con datos reales del histórico de transacciones y corroborarlas con el facturador en su sistema. Esto, sin la necesidad de un soporte físico sino con el código único, la firma digital y el formato XML seguro y confiable con el que contará cada documento emitido.