Son las 10:00 de la mañana y Don Juan viene corriendo, parece que se le hizo tarde y hay una fila de copropietarios esperando a ser atendidos… Las cosas no pintan muy bien, se ven enojados. Los copropietarios salían molestos de la oficina e inclusive afirmaban que él no estaba preparado para el cargo. ¡Tan fácil que es decirlo! Pero no muchos se le miden a ese trabajo.

A la 1:30 de la tarde cuando el último copropietario fue atendido, Don Juan salió de la oficina un poco disgustado pero a la vez estaba frustrado y no dudó en acudir a mi buscando desahogarse. Empezamos a hablar de lo ocurrido, según me comentó los copropietarios se quejaban por el último estado de cuenta que les dejaron en el casillero, por que no les han dado respuesta a solicitudes de hace más de un mes, porque los alquileres del salón comunal están represados y los parqueaderos no han sido reasignados. Ahora entiendo por qué estaban tan enojados, pero aún así este pobre muchacho no tiene la culpa de lo que está pasando. En la anterior administración no se estaba manejando de manera adecuada la contabilidad ya que según me comentó Don Juan, los pagos realizados no se evidenciaban y estaban registrados los inmuebles a nombre de personas que se habían ido hacía más de un año. Las solicitudes nunca fueron respondidas, como si lo solicitado por los copropietarios no fuera importante… Pero en fin, después de tantos problemas Don Juan decidió que volvería a la oficina a despejar la mente.

En la tarde decidí darme una vuelta por la administración para ver cómo seguían las cosas, pero Don Juan aún se veía frustrado… Me acerqué, pues durante el almuerzo vi una noticia de una empresa que implementa una metodología llamada Kanban. Le explicaba que esta se basa en controlar el avance del trabajo visualizando lo que se debe hacer para desencadenar una acción. El trabajo se divide en tareas pequeñas y cada una se escribe en un post-it y se pega a un tablero. Los post-it suelen tener información variada, aparte de la descripción, tienen el cálculo aproximado de la duración de la tarea. Me acordé que en el depósito había un tablero que nos podía servir. Don Juan le pidió el favor a Jaime, el muchacho que nos ayuda con los arreglos de la copropiedad que lo subiera y empezamos a organizarlo así:

Don Juan identificó las tareas que debía realizar, las que estaba realizando y las que se habían terminado para ponerlas en un post-it. Evidentemente organizar la contabilidad era una tarea que estaba en el área de “Por Hacer”. La aplicación de esta metodología le permitió a Don Juan medir su rendimiento, y organizar sus tareas y distribución de las mismas de manera efectiva. Podía priorizar muy fácilmente lo que iba a hacer durante el día y además tenía control de nuevas tareas que aparecían con el transcurrir de los días.

Al finalizar el día, Don Juan se veía más tranquilo pues sabía que debía hacer para administrar de manera adecuada el edificio... el siguiente reto, tener al día la contabilidad.

PD: Hablando con uno de los residentes que es un Ingeniero de Sistemas, me comentó que existen algunas herramientas gratuitas como Trello, JIRA y Monday para tener el mismo tablero pero en formato digital. ¡Genial!